Ý tưởng về Gmail xuất phát từ lời than phiền của người dùng về dịch vụ email, khiến họ phải mất nhiều thời gian để tìm kiếm một thư nào đó cũng như sắp xếp hộp thư cho đủ dung lượng. "Cô ấy phải xóa email 'như điên' để duy trì giới hạn bắt buộc 4 MB. Cô ấy hỏi chúng tôi không thể sửa cái này à", Larry Page, nhà đồng sáng Google khi đó, cho hay.
Google thường yêu cầu nhân viên dành một ngày trong tuần, tương đương 20% thời gian, phát triển một dự án nào đó mà họ quan tâm, không liên quan đến công việc chính. Việc xây dựng dịch vụ email với khả năng tìm kiếm tốt được một số kỹ sư coi là "dự án 20%" hấp dẫn, khởi đầu cho sự ra đời của Gmail.
Sergey Brin, đồng sáng lập Google và phụ trách mảng công nghệ, chia sẻ. Ông cho biết phát triển Gmail "phức tạp hơn so với dự đoán", nhưng cuối cùng vẫn có thể cung cấp tới những người đã yêu cầu. Phiên bản thử nghiệm của Gmail tập trung xử lý ba "nỗi đau", gồm: khả năng tìm kiếm nhanh email dựa trên từ khóa; khả năng lưu trữ 1 GB dung lượng, cao hơn trung bình 100 lần dịch vụ cùng thời; và tốc độ,
Bản thân hai nhà sáng lập Google cũng chưa tin tưởng hoàn toàn vào khả năng thành công của dịch vụ. "Chúng tôi sẽ cung cấp thử nghiệm trước với một số ít người đam mê email. Nếu may mắn, Gmail sẽ trở nên phổ biến với họ và cả những người ban đầu đã khơi dậy ý tưởng này", thông báo viết.
...đến hộ chiếu vào thế giới Internet
Từ một thông báo như trò đùa, Gmail dần trở nên phổ biến. Theo Victoria Song, có một tài khoản Gmail năm 2004 giống như một tấm vé nhanh nhất để gia nhập nhóm những người sành điệu, dù nhiều người chẳng cần đến chúng.
Còn trong trí nhớ của Rich Demuro, phóng viên công nghệ của báo địa phương tại Louisiana (Mỹ), Google là cái tên "hot" trong giới công nghệ nhờ công cụ tìm kiếm và mọi người phải xếp hàng để đăng ký sử dụng khi Gmail được công bố.
Gmail có giao diện "sạch", thường hiển thị quảng cáo xen giữa email của người dùng. Điều này khiến nhiều người nghi ngờ hãng đọc email của họ để quảng cáo. Đến ngày 17/5/2004, Google phải gửi email giải thích cho người dùng rằng "tất cả đều được máy tính quét và quảng cáo được đặt tự động chứ không có ai đọc email của bạn cả".
Sau 20 năm sau, dung lượng lưu trữ miễn phí được nâng lên 15 GB. Gmail gần như có mặt trên mọi thiết bị di động.